GECAMed peut être géré à deux endroits différents par un administrateur:

• Au niveau de l'application cliente avec un compte d'utilisateur avec les privilèges d'un administrateur.
• Au niveau du serveur. Vous aurez besoin d'un accès direct au serveur et des droits d'accès au niveau système.

Le manuel d'utilisateur ne traite que le premier point de manière exhaustive, donnant parfois des indications sur des points techniques plus pointus. L'administration coté serveur est en partie couverte comme points individuels dans la FAQ technique (en anglais).

Connectez-vous avec un compte d'utilisateur avec les privilèges d'un administrateur. Cliquez ensuite dans la barre de module de gauche sur l'icône “admin” pour accéder au module admin. Tout utilisateur ayant le rôle d'«administrateur» peut accéder à ce module. Son lancement peut prendre quelques instants.

Le module admin est organisé par onglet:

Onglet	Description
	Gestion des utilisateurs : Ajouter, modifier et supprimer un utilisateur. Gestion des droits.
	Gestion du cabinet : Données du cabinet et comptes financiers.
	Gestion des médecins : Créer et gérer des médecins, leurs comptes etc.
	Gestion des adresses : Mise à jour des adresses, rues et codes postaux du Luxembourg
	Gestion nomenclature : Mise à jour des nomenclatures CNS.
	Réglages Labo : Réglages pour l'importation des résultats LABO.
	myDSP / eSanté : Réglages pour l'intégration avec myDSP
	Import dossiers patient : Importation de données de patients
	Audit Trail : Consultation du journal d'activités

La gestion des utilisateurs est accessible via l'onglet “Gestion des utilisateurs” dans le module admin (figure 1). Dans le tableau se trouve la liste de tous les utilisateurs qui sont enregistrés dans le système. Vous pouvez modifier les utilisateurs existants directement ici. Effectuez un double-clic dans le champ approprié (par exemple le nom d'utilisateur ou nom complet). Le champ passe alors en mode saisie. Modifiez la valeur et confirmer la saisie avec la touche . Un utilisateur comportant des modifications est affiché sur fond jaune. Pour enregistrer vos modifications, utilisez la fonction “Savegarder utilisateur” avec le bouton .

Fig. 1: Gestion des utilisateurs

Cet onglet sert également à définir les rôles et permissions des utilisateurs GECAMed.

Les permissions sont des éléments fondamentaux de la gestion des droits. Elles correspondent à certaines fonctions, des groupes de fonction ou des droits d'accès aux données particulières qu'un utilisateur peut avoir. Tous les permissions sont prédéfinis dans GECAMed et ne peuvent pas être modifiées. On ne peut pas directement les attribuées à un utilisateur, mais seulement par l'intermédiaire des rôles.

Les rôles sont un ensemble prédéfini de permissions regroupés sous un nom commun pour faciliter l'allocation des permissions aux utilisateurs. Par exemple, le rôle “Comptabilité” contient environ 50 permissions élémentaires dans le domaine de la gestion de la comptabilité. L'attribution individuelle de permissions aux utilisateurs serait un fardeau administratif trop important.

GECAMed dispose d'un certain nombre de rôles pré-définis qui sont associés à certaines permissions. Sélectionnez d'abord l'utilisateur auquel vous voulez ajouter ou supprimer un nouveau rôle. Ensuite, sélectionnez les rôles appropriés de la liste . Cochez un rôle pour l'affecter à un utilisateur. Confirmez les changements également avec le bouton “Sauvegarder utilisateur”.

Lorsque vous cliquez sur un rôle, les permissions liés à ce rôles sont surligné en vert dans la liste . Lorsque l'icône à la droite de la permission représente un coche verte, les permissions sont affectés à l'utilisateur sélectionné via un rôle. l'icône représente une croix rouge, l'utilisateur ne dispose pas de cette permission.

Dans GECAMed, tous les rôles sont pré-définis, mais ne peuvent pas être modifiée par l'administrateur. Cependant, il est possible de modifier ou ajouter de nouveaux rôles en faisant appel à du personnel technique qualifié qui va directement effectuer les modifications dans la base de données (tables usermanagement.role et usermanagement.rel_role_permission). Il est même possible d'assigner à un seul utilisateur directement un droit spécifique (table usermanagement.rel_user_permission). Cette possibilité ne devrait toutefois être utilisée que dans des cas exceptionnels, car elle n'apparaît pas visuellement dans la gestion des utilisateurs, mais influence néanmoins le comportement de l'application.

GECAMed connaît la notion de cabinet, distinct des médecins et des utilisateurs. Les informations qu'on gère au niveau du cabinet (figure 2) sont similaires à celles du médecin, et utilisées dans les mêmes contextes. Elles apparaissent p.ex. dans les impressions standards, selon les réglages de GECAMed:

• Si vous et vos confrères travaillez dans un cabinet commun ayant un code CNS propre, et avec des comptes communs, alors vous renseignez ces infos ici au niveau du cabinet (figure 2​).
• Si vous désirez des adresses et / ou comptes séparés par médecin vous devez les renseigner dans l'onglet gestion des médecins, un jeux de données par médecin.

En plus de ça, on peut au niveau du cabinet gérer plusieurs sites (voir plus loin).

Fig. 2: Gestion du cabinet

Les informations suivantes peuvent être saisies dans la partie “gestion de cabinet”.

• Nom du cabinet;
• Code CNS pour des cabinets officiellement reconnus comme cabinet commun. Celui-ci apparaît sur les factures, mais non pas sur les prescriptions, qui doivent obligatoirement porter les références du médecin individuel;
• Téléfon, Fax, Email;
• Informations est un champ texte pour saisir des informations générales sur le cabinet, ce qui correspond plus ou moins au renseignement de la spécialité chez les médecins;
• L'adresse du cabinet, c.à.d. code postal, localité, rue, n° et pay.

La zone “Gestion des comptes” contient les coordonnées bancaires du cabinet, identiquement à la gestion des comptes du médecin.

L'ensemble de ces informations trouve son utilisation dans les impressions standard. En règle générale les données du médecin ont précédence sur les données de même nature du cabinet. Une exception de cette règle est l'adresse qui est imprimée directement en-dessous du non du médecin dans les modèles d'impression de la facturation (factures, rappeles, ordre de paiement). Le choix de celle-ci dépend du réglage "Séparer la facturation par médecin" du module de facturation. De même, l'impression du code CNS du médecin respective du code cabinet est soumis à des règles spéciales.

En bas de l'onglet “Gestion du cabinet” (admin11) se trouve la zone “Gestion du Site”, qui n'est utilisé qu'en cas d'un cabinet opérant à plusieurs endroits distincts (sites multiples). Par exemple un médecin ou groupe de médecins étant implanté à deux localités, ou bien le cas des Maisons Médicales Luxembourgeois, (http://www.sante.public.lu/fr/urgences-gardes/services-garde/maisons-medicales/index.html), dont les 3 sites fonctionnent comme un grand cabinet virtuel. Si un cabinet est configuré avec plusieurs sites, le dialogue de login présente un champ de saisie supplémemntaire pour choisir parmis les sites définies. Le choix du site d'un utilisateur pendant le login est enregistré localement sur son ordinateur de travail (Datei GECAMed.properties) et non pas dans son profil utilisateur GECAMed. Au prochain login sur ce même ordinateur, son dernier choix lui est présenté comme défaut.

Si présent, GECAMed utilise l'information des sites à deux endroits :

• On peut associer un site à une salle d'attente. Une telle salle associée sera visible uniquement pour les utilisateurs ayant choisi ce site lors du login.
• Les messages de log (“entrées de log”) enregistrent le choix du site de l'utilisateur avec chaque action déclenchée par le client GECAMed (le serveur n'est pas au courant de cette information et en conséquence ne l'enregistre pas).

Vous pouvez gérer les médecins travaillant dans le cabinet dans l'onglet “Gestion des médecins” dans le module admin (figure 3). Entrez les informations pour chaque médecin qui travaille dans votre cabinet. Chaque médecin saisi ici apparaît dans la boîte de sélection du médecin courant qui se trouve dans le coin inférieur droit de GECAMed.

Fig. 3: Onglet "Gestion des médecins"

Pour ajouter un nouveau médecin, appuyez sur le bouton “Ajouter” sur la droite. Une fenêtre de dialog s'ouvre (figure 4) dans laquelle on peut saisir et modifier toutes les données d'une entrée de médecin. Si l'on ferme le dialogue en appuyant “OK” toutes les modifications sont enregistrées. On peut aussi abandonner les modifications en appuyant sur “Annuler” ou par la fermeture du dialogue (“X”).

Fig. 4: Dialogue "Gestion des médecins"

Les deux champs "Code CNS" et "Code CNS (Facturation)" n'acceptent que des chiffres. Un code CNS non valide selon les règles de la CNS est indiqué par un fond rouge du champ. Par le biais du champ “utilisateur” vous pouvez spécifier quel utilisateur de GECAMed représente ce médecin. Lorsque cet utilisateur se connecte à GECAMed, le médecin est automatiquement présélectionné en tant que médecin courant. Le contenu de la “spécialité” apparaît sur ​​l'en-tête des impressions les plus importantes (ordonnances, factures, rappels, etc.) directement sous le nom. Juste à côté, vous pouvez aussi sélectionner une couleur pour le médecin pour différencier visuellement les médecins du cabinet. La couleur est notamment utilisé dans la liste de sélection du médecin courant en bas à droite de l'écran.

Dans la zone vous pouvez spécifier une adresse pour le médecin. Si vous laissez ces champs vides, l'adresse du cabinet est utilisée à sa place.

Saisissez dans les détails des comptes du médecin (coordonnés bancaires). Celles-ci sont imprimés sur les factures et rappels. Vous pouvez créer plusieurs comptes pour un médecin. Utilisez les boutons “Ajouter”, “Editer” et “Effacer” à la droite de la liste.

On peut désactiver un compte en cochant la case “Account no more needed”. Les comptes marqués ainsi sont obsolètes, c.à.d. ils n'aparaîtront plus sur les impressions standards tel que les factures, rapells et ordres de paiement. De même ils ne seront plus proposés lors du règlement d'une facture. Toutefois, un administrateur peut toujours y accéder et les réactiver en cas de besoin.

GECAMed fait une distinction entre les utilisateurs et les médecins. Un médecins est une unité d'information qui contient toutes les informations spécifiques d'un médecin (spécialité médicale, code(s) CNS, adresse, coordonnées banquaires, …). Chaque utilisateur peut se substituer pour un des médecins enregistrés, pourvu qu'un administrateur lui a accordé le rôle “Changer de médecin”. La sélection se fait moyennant la boîte de sélection du médecin courant en bas à droite dans la barre de status.

Chaque ligne affiche, en plus du nom complet du médecin, son sigle, composé des deux premières lettres du prénom suivi de la première lettre du nom de famille du médecin. L'origine de toutes les données médicales dans l'historique du patient est indiquée par ce sigle.

Il y a plusieurs endroits dans GECAMed où l'on peut gérer des adresses : pour les patients, les médecins, et le cabinet. S'il s'agit des adresses luxembourgeoises, GECAMed offre une aide à la saisie avec complétion automatique et choix dans des listes de rues, locaux etc.

La base de données des adresses luxembourgeoises peut être importée et maintenue dans l'onglet “Gestion es adresses” (figure 5).

Fig. 5: Onglet "Gestion des adresses"

Comme mentionné dans les initialisations obligatoires, il y a une fonction pour importer les adresses luxembourgeoises depuis un fichier. Ce fichier vient de la poste (P&T) et a été adapté et mis à disposition par nos soins, pour être utilisable dans GECAMed

Puisque ce jeux de données change continuellement ont peut appliquer des mises à jour, si disponibles, moyennant la fonction d'importation dans la zone “Fichier de mise à jour des adresses” (figure 6).

Fig. 6

D'abord on localise le fichier de mise à jour des adresses (fichier ZIP) à l'aide du bouton “Naviguer…”. Après la confirmation de la sélection du fichier (bouton “Ouvrir”) on démarre le processus de mise à jour en actionnant le bouton “Importer”, ce qui peut prendre un certain temps en fonction de l'envergure des changements, et en particulier lors du chargement initiale. Le principe est de ne jamais supprimer une adresse existante, mais seulement de charger de nouvelles adresses et de modifier des existantes.

Depuis quelques années nous n'avons plus réussi à obtenir un nouveau fichier de m.à.j. d'adresses (dernière date : 16/12/2011). Mais les adresses continuent à changer, et nous avons donc sur demande des utilisateurs ajouté une gestion manuelle des adresses luxembourgeoises dans GECAMed. Deux types de données d'adresses sont ainsi géré :

Localités , avec un nom en français et en luxembourgeois. Une localité fait toujours partie d'une commune. On peut changer des localités existantes et les modifier, mais ne pas en supprimer, même si elle vient d'être ajoutée. Puisqu'il est improbable que la situation des communs va changer au Luxembourg dans un avenir proche GECAMed ne permet pas la gestion des communes.

Fig. 7

Les codes postaux (aussi appellé “codes ZIP”) changent plus souvent que les localités. En plus du numéro de code postal il faut fournir un nom de rue et une localité. Dans la pluspart des cas un code postal correspond à une ou plusieurs rues. Mais il est aussi possible qu'une une seule rue est composée de plusieurs codes postaux. Dans un tel cas on peut renseigner l'intervalle des numéros de maison (de .. à) sur lequel s'étendent les numéros de code postaux. En plus de ça, la parité (aucune, pair, impair) informe si le code postal ne comporte que des numéros pairs ou impairs, ou les deux.

Fig. 8

Cette section du manuel d'utilisateur n'est disponible qu'en allemand.

Cet onglet permet à l'administrateur de paramétrer l'intégration de GECAMed avec la plateforme eSanté.

Fig. 18: Fenêtre de configuration du DSP

Il est possible de :

• ispecter / configurer les paramètres de connexion pour accéder aux Webservices de la plateforme eSanté,
• ispecter / supprimer les OIDs eHealth du cabinet et des médecins en cliquant sur “Gérer les IDs eHealth”,
• installer le convertisseur PDF OpenOffice,
• régler d'autres préférences.

Dans cette zone sont défini les URLs des différents Webservices dont myDSP a besoin pour fonctionner. Différents fonctions de eSanté / myDSP sont déservis par des Webservices différents. Le libellé correspond a la fonction de base eSanté, tel que définé dans les standard IHE. Par exemple WSDL_ITI-21: Patient Demographics Query:sq.b représente le service qui exécute une recherche de patient sur le DSP.

La préconfiguration de ces paramètres est la bonne pour le DSP Luxembourgeois et ne devrait pas être changée. Néanmoins, pour des raisons de test il est parfois utile de se connecter à d'autres URLs. Dans ce cas double-cliquez dans le champ de saisi qui contient l'URL (un simple click n'a pas d'impact), et vous pouvez alors modifier le contenu.

OIDs (Object ID) est une rubrique destiné a la gesition des identifiants eSanté. On voit notament le code d'application GECAMed (= 1337) qui sert à identifier le logiciel avec lequel un document CDA a été produit et téléchargé dans le DSP. Il est fourni ici à titre d'information. Il n'est pas possible, ni nécessaire, de le modifier.

Le bouton Gérer les IDs eHealth sert à lancer le dialogue de gestion des eHealth IDs (voir figure 19). Il sert à vérifier que l'association entre le numéro de carte LuxTrust et l'identifiant eSanté de chaque médecin est correcte. Le tableau a trois colonnes:

• Propriètaire : Nom du propriètaire de la carte LuxTrust (et non pas le nom de login ou du médecin dans GECAMed !)
• id référence du propriètaire : Le numéro de la carte Luxtrust avec laquelle le médecin s'est connecté à eSanté.
• eHealth ID : l'identifiant eHealth que le médecin a obtenu auprès de l'Agence eSanté.

Fig. 19: Dialogue de gestion des IDs eHealth

Ces associations sont établies automatiquement au moment de la première connection d'un médecin aus DSP par GECAMed. Puisque la procédure est complexe et requiert entre autre la récupération du ID eHealth auprès de l'Agence eSanté, elle est facilement abandonné à mi-chemin, ce qui peut laisser des résidus fausses ou incomplètes dans la table d'association. Dans ce cas, la fonction supprimer l'entrée sur le bouton droit de la souris permet de complètement supprimer cette entrée pour pouvoir recommencer la procédure à nouveau, comme montrée dans figure 19.

Il y a également un identifiant eSanté pour le cabinet (ID de cabinet = groupe de médecins) dans lequel est utilisé GECAMed. Cet identifiant est automatiquement calculé dès la toute première connexion d'un médecin au DSP via GECAMed, et il est composé du préfixe 10000508 et du ID eHealth de ce premier médecin. Il est important de comprendre que cet ID appartient au cabinet, et non pas au médecin dont le eHealth ID est un composant. Même après le départ de ce médecin du cabinet, le ID cabinet reste le même.

Si vous vous connectez pour la première fois au DSP via GECAMed, et vous tentez d'envoyer un document dans le DSP, GECAMed affichera un dialog indiquant le manque d'une installation OpenOffice qui joue le rôle de convertisseur PDF/A1.

Cliquez sur le bouton Installer le convertisseur PDF OpenOffice. Attendez quelqes secondes. GECAMed va télécharger la bonne version de OpenOffice de notre site Web et l'installer en local dans le répertoire C:\gecamed\jboss-4.0.5.GA\OpenOffice4\ (sur un PC). Vous êtes alors prêt à envoyer des documents dans le DSP.

Il y a plusieurs préférences / options a configurer ici qui sont en relation avec les fonctionalités eSanté / DSP de GECAMed.

• Déconnecter automatiquement après (minutes). Pour des raisons de sécurité une connection eSanté est interrompu au bout d'un délai de non utilisation de GECAMed. Ici on règle le temps en minutes après lequel une connection eSanté est automatiquement terminée.
• Afficher le bouton epSOS. epSOS etait un projet Européen avec le but de mettre au point un pilote pour l'echange de données médicales au niveau communautaire. Voir http://www.epsos.eu/. En cochant cette case, un bouton “epSOS” s'affiche dans la barre de navigation du module patient, permettant un accès directe sur la page https://openncp.agence-esante.lu/Web.
• Niveau de log. Pour mieu pouvoir observer les echanges de données entre GECAMed et la plateforme eSanté, cette option permet d'activer et de régler le nivau de fichiers log écrits. Ces fichiers (en format XML) qui représentent les requêtes de GECAMed et les réponses de la plateforme eSanté, sont écrits sur le poste client dans le répertoire C:\Users\<utilisateur>\.gecamed\wsdl_logs (sur PC). Pour observer en temmps réel ces echanges, ouvrez simplement un explorateur de fichier sur le répertoire et effectuer quelques opérations eSanté avec GECAMed (login, accès au DSP, téléchargement de documents, …). Les niveaux de log sont les suivants :

1. Rien: aucun fichier log n'est écrit (valeur par défaut)
2. ATNA: echanges avec le service ATNA (les service ATNA n'est pas utilisé actuellement)
3. Message: toutes les requêtes et réponses XML
4. Tout: en plus des messages XML, les payloads (= fichiers PDF téléchargé) sont extrait des messages et enregistrés comme fichiers PDF pour faciliter la lecture.

Trois autres fonctions sont disponibles en forme de boutons dans l'onglet d'administration myDSP:

Bouton	Fonction	Description
	Sauvegarder	Sauvegarder les modifications faites
	Raffraichir	Recharger et réafficher le contenu de l'onglet
	Effacer cache de templates	Fonction de maintenance avancée. GECAMed implémente la communication avec la plateforme eSanté moyennant un méchanisme de templates, c.à.d. des messages XML tout préparé qu'il faut compléter ponctuellement par les données à envoyer. Ces templates sont livrés avec le code de GECAMed, mais peuvent aussi être écrasés par d'autres versions, à déposer dans C:\gecamed\gecamed_data\esantetemplates (sur PC). GECAMed écrase les templates par défaut s'il trouve des versions plus récentes dans esantetemplates. Cette fonction est utile si l'on veut expérimenter avec des templates alternatives. Au lieu de redémarrer le client GECAMed à chaque modification de template il suffit de cliquer ce bouton, et GECAMed va recharger un template modifié à l'usage.

GECAMed enregistre lors de son utilisation automatiquement beaucoup d'activités dans sa base de données. Ces messages de protocole, ou simplement logs (en anglais : Audit Trail), peuvent être visualisés par un utilisateur admin. Ils sont assez variés et ont de nombreuses usages:

• Controle si en général GECAMed tourne normalement;
• Quelles tâches de fond ont été exécutées automatiquement ?
• Audit de sécurité : qui était connecté quand et pour combien de temps ?
• Quelles opérations ont été exécuté dans le module Admin resp. avec des droits d'administrateur ?
• Quelles opérations ont été exécutés pour un patient, facture, … donné ?
• Vérification de la durée de certaines opérations;
• Production de statistiques sur l'utilisateion de certaines fonctions;
• …

L'onglet “Log” affiche un tableau avec les dernières 5000 entrées, en ordre chornologique décroissante, voir figure 23. Pour consulter des entrées plus anciennes il faut utiliser un filtre par date.

Fig. 23

Une entrée log est composée des informations suivantes (colonnes) :

Directement au-dessus du tableau contenant les messages de protocole se trouve une zone avec des filtres. La position de chaque élément du filtre fait le rapprochement avec la colonne filtrée.

Pour appliquer un filtre on saisit les critères dans les champs correspondants et appuie ensuite sur le bouton “Actualiser”. Maintenant on ne voit plus que les lignes correspondant au critères choisis. L'affichage est à nouveau limitée aux derniers 5000 entrées en ordre chronologique.

Il est possible d'exporter la liste affichée des messages de protocole dans un fichier CSV, qui est lisible sous Excel. Ces données exportées forment la base pour des analyses plus poussées.