La gestion des rappels de facture s'effectue dans l'onglet Relances :

Fig. 1: Gestion des relances

La gestion des rappels est constitué de plusieurs listes de factures. Ces listes de factures sont disposé dans des onglets de gauche à droite:

1. Factures ouvertes
2. Factures non-payées
3. Premières rappels
4. Derniers rappels
5. Ordonnance de paiement

Chacune de ces listes peut être affichée sur l'onglet correspondant. Chaque onglet montre également deux numéros, un rouge et un gris:

Ces deux numéros donnent une idée du nombre de factures totales (nombre de gris) énumérées dans la liste appropriée, et combien de factures ont dépassé la date d'échéance (numéro rouge). Selon la façon dont GECAMed a été configuré sur votre système, soit seules les factures échues sont automatiquement affichées (par défaut), soit toutes les factures. Les factures dont la date d'échéance a été dépassée, sont toujours en rouge.

Dans la suite, nous allons examiner les diverses listes un peu plus en détails.

La liste des factures ouvertes comprend toutes les factures à payer qui n'ont pas encore été imprimés (et donc pas envoyé). Elle sert de contrôle pour s'assurer que toutes les factures sont imprimés et expédiés. En général, cette liste doit être vide. Si ce n'est pas, vous pouvez utiliser le bouton Imprimer liste pour imprimer laliste de toutes ces factures, et respectivement le bouton Imprimer facture pour imprimer toutes les factures à la fois.

Cette liste inclut toutes les factures déjà imprimées qui on été généralement remises ou envoyées aux patients. Les factures de cette liste dont la date d'échéance a été dépassé peuvent être relancées avec le bouton Imprimer Relances qui va ouvrir une fenêtre pour l'impression des rappels.

Dans la zone Envois, vous pouvez d'abord contrôler si seules les factures échues doivent être imprimées (réglage par défaut), ou toutes les factures disponibles ou sélectionné dans la liste des factures. Pour rappeler toutes les factures listées, il suffit de désélectionner les case à cocher Uniquement factures échues. Le champ Nombre de factures concernées permet d'indiquer combien de factures vont être imprimées.

Ensuite, vous pouvez indiquer avec la case à cocher grouper tous les rappels d'un patient, si vous souhaitez regrouper toutes les rappels de factures d'un patient dans une seule lettre de rappel ou si vous préférez imprimer des lettres séparées par factures échues. Avec le champ Nombre de copies des lettres de rappel, il est possible ensuite définir le nombre de copies qui sera imprimé de chaque lettre de rappel, par exemple '2', une pour le patient et une pour vos archives. Cela s'applique aux lettres de rappel individuelles ou groupées. Enfin, on peut encore choisir le Nombre de copies des factures par lettre de rappel.

Les valeurs par défaut de ces champs peuvent être préréglées dans les paramètres globaux du module de paie.

La zone Impression en bloc vous permet de poursuivre une impression à tout moment en cas de problème d'imprimante. Pour cela, vous devez d'abord désactiver la case à cocher Imprimer toutes les lettres pour saisir les champs De et *A pour spécifier les lettres souhaitées. Appuyez sur le bouton Lancer l'impression en bloc pour imprimer les lettres. Après le lancement de l'impression ce bouton devient Suspemdre l'impression permettant d'arrêter l'impression à tout moment, par exemple, pour charger le papier dans l'imprimante. La barre sous le bouton permet de connaître l'état d'avancement du processus d'impression.

Cette liste contient toutes les factures qui ont déjà été rappelé une fois, c'est-à-dire dont le patient a déjà reçu une première relance. Les factures de cette liste dont l'échéance a été dépassée peuvent être relancées pour la seconde fois. Appuyez sur le bouton Imprimer Relances pour faire un second rappel des factures. Le processus de relance est identique que pour l'onglet factures non-payées.

Dans le cas où vous vous êtes trompés de facture précédemment, vous pouvez utiliser le bouton Révoquer Relances pour annuler un rappel et replacer la facture dans l'onglet factures non-payées.

Cette fonction qui est d'ailleurs disponible pour toutes les étapes de la gestion des factures, sauf la toute première, peut également être utilisée pour réimprimer une relance ou un ordre de paiement. Pour cela on remet la facture dans l'étape précédente, puis on la réimprime comme relance ou ordre de paiement.

Cette liste contient toutes les factures qui ont déjà été rappelé une deuxième fois, c'est-à-dire dont le patient a déjà reçu une seconde relance. Les factures de cette liste, dont l'échéance a été dépassée, peuvent maintenant être données au Juge de Paix de Luxembourg pour demander une ordonnance de paiement. Appuyez sur le bouton Imprimer Relances pour imprimer une requête d'ordonnance de paiement à l'attention du Juge de Paix de Luxembourg.

Le procédure d'impression de la requête d'ordonnance de paiement est identique autres procédures de rappels présentés ci-dessus.

Cette liste contient toutes les factures qui ont déjà reçu une ordonnances de paiement par un huissier. En général, si les factures ne sont pas acquittées, elle peuvent rester dans cet état jusqu'à deux ans. Après cette période et si aucun paiement n'est reçu, vous recevrez une autorisation écrite par l'huissier de transmettre la facture à la Caisse de Maladie. Le bouton Passer en tiers payant est réservé à cet usage. Sélectionnez la facture appropriée et cliquez sur ce bouton. La facture est supprimée de la liste et apparaîtra dans la prochain relevé de tiers payant.

Continuer avec Relevé des factures en tiers payants.