Modèles de lettres

GECAMed offre la possibilité de créer des lettres à partir de modèles. Par exemple, pour rapidement partager les données importantes d'un patient à un confrère. Les modèles peuvent être créés par n'importe quel utilisateur. Ils contiennent des balises qui seront remplacés automatiquement lorsque vous créez une lettre avec les données du patient désiré.
La création, l'édition et l'enregistrement des lettres est effectué à partir d'un logiciel de traitement de texte annexe à installer séparément si vous n'en possédez pas déjà un. Par exemple, la suite Microsoft Office ou bien encore OpenOffice. Prenez celui avec lequel vous êtes le plus à l'aise.

GECAMed se base sur des modèles de lettres pour générer des lettres types. Ces modèles utilisent des balises de substitutions (dits placeholder), qui seront remplacés par les données du médecin et du patient au moment de la génération automatique d'une lettre.

Chaque utilisateur peut créer ses propres modèles. Les modèles de lettre peuvent aussi être accessibles à l'ensemble des utilisateurs du cabinet. Pour faciliter la gestion d'un grand nombre de modèles, il est possible d'assigner une catégorie à chaque lettre. Plus les catégories seront clairement définies, plus il sera facile de retrouver un modèle. De plus, les modèles sont triés par catégorie et les catégories sont affichés dans une liste classés par nom. La catégorie sert donc aussi de critère de classification.

L'exemple suivant illustre le processus de génération de lettre à partir d'un modèle.

Fig. 1

Les balises prédéfinies dans le modèle de lettre (figure 1 à gauche) sont facilement reconnaissables par les crochets qui les entourent ([PHYS_FULL_NAME], [PHYS_PHONE], [PAT_FULL_NAME_AND_ADDRESS], [PAT_ALLERGIES], etc). Ces balises sont remplacées par les informations appropriées sur le médecin et le patient dans la lettre type générée(figure 1 à droite). Les balises de substitution sont constituées de texte normal, ils peuvent être saisies manuellement ou bien copiés dans le modèle à créer. Le formatage des balises sera conservé lorsque les balises seront remplacées par le texte appropriée.

La gestion des modèles (créer, modifier, supprimer) s'effectue dans le module de “Modèle de lettre” accessible via la barre de module de gauche (figure 2). Le module “Modèle de lettre” liste tous vos modèles de lettres (Voir ). La zone contient les métadonnées du modèle sélectionné, ils peuvent être également modifiés. La zone permet de filtrer la liste des modèles par catégorie ou de faire une recherche par mot-clé. La recherche s'applique uniquement au nom du modèle et pas sur le contenu du modèle.

Fig. 2: Le module Modèle de lettre

Dans la zone vous trouverez les boutons pour enregistrer, ouvrir, copier, ajouter et supprimer des modèles.

Bouton	Fonction	Description
	Enregistrer les modifications des métadonnées	Enregistre les modification apportés aux métadonnées du modèle. L'enregistrement du contenu du modèle ne peut se faire que par le logiciel de traitement de texte.
	Ouvrir un modèle	Ouvre le modèle de lettre dans le logiciel de traitement de texte par défaut. Pour enregistrer les modifications apportés au contenu du modèle, utiliser la fonction appropriée dans le logiciel de traitement de texte.
	Copier un modèle	Créer un nouveau modèle (dénommée “Copie de …”) avec un contenu identique au modèle sélectionné. Le nouveau modèle apparaît directement dans la liste et peut être modifier en cliquant sur “Ouvrir”.
	Créer un nouveau modèle	Lance le procédure de création d'un nouveau modèle. Voir le chapitre suivant.
	Effacer un modèle	Supprime le modèle sélectionné. Demande confirmation.

Signification des métadonnées:
Les métadonnées des modèles de lettre servent à décrire un modèle sélectionné. Ils peuvent être modifiés par l'utilisateur avec la fonction “Enregistrer”. Les métadonnées suivantes sont disponibles pour un modèle:

Nom	Description	Editable
Nom	Nom ou titre du modèle à afficher dans la liste des modèles.	Oui
Catégorie	Pour catégoriser les modèles et les trier rapidement, particulièrement utile pour gérer efficacement un grand nombre de modèles de lettres.	Oui, avec une liste de sélection extensible
Description	Explication sur le contenu et l'utilisation du modèle à afficher dans la liste des modèles.	Oui
Logiciel	Décrit le logiciel de traitement de texte avec lequel le modèle a été créé (MS-Word/OpenOffice). Il est déterminé lors de la première édition en fonction du logiciel de traitement de texte par défaut.	Non
Créé par	Initiale du médecin qui a créé le modèle.	Non
Créé le	Date de création du modèle.	Non
Modifié par	Initiale du médecin qui a modifié le modèle.	Non
Modifié le	Date de modification du modèle.	Non
Privé	Indique si le modèle peut être utilisé pour tous les médecins ou créés uniquement pour un médecin	Oui, indiqué par le bouton: public-privé

Pour créer un nouveau modèle, cliquer sur le bouton dans l'en-tête du module. La fenêtre “Nouveau modèle” s'ouvre dans laquelle vous pouvez saisir les métadonnées Nom et Catégorie du modèle à créer (figure 3).
Saisissez un nom de lettre unique sub></sub>. La catégorie peut être choisi dans la liste de sélection . Pour créer une nouvelle catégorie, il suffit de sélectionner la balises laissée libre en fin de liste et de saisir un nouveau nom de catégorie.

La fenêtre vous donne la possibilité d'ajouter les balises de substitution existantes de GECAMed dans le nouveau modèle. Vous pourrez aussi saisir manuellement plus tard dans le logiciel, le texte des balises de substitution. Les balises de substitution sont classées en plusieurs catégories telles que PHYSICIAN, OFFICE, BILLING et GENERAL. Les catégories qui comtiennent de nombreuses informations, telles que PATIENT, ont été directement subdivisées en sous-catégories, telles que PATIENT_ADDRESS, PATIENT_INFO, PATIENT_GENDER etc. Choisissez dans la zone , la catégorie dans laquelle la balise est susceptible de se trouver. La liste affiche ensuite les balises associés à la catégorie sélectionnée. Chaque balise représente un élément d'information qui sera remplacé lors de la génération d'une lettre avec les données appropriées.

Un double clic sur ​​une balise la copiera de la liste de gauche à la liste de droite. La liste de droite contient les balises qui seront insérées dans le nouveau modèle. Utilisez les boutons pour vous aider à déplacer les balises entre les listes gauches et droites.

Les balises de la catégorie CONTACT sont associées à la sélection d'un contact de votre carnet d'adresses. Si vous utilisez un modèle pour créer des lettres qui contient une balise de cette catégorie, une fenêtre vous invitera à sélectionner un contact approprié de votre carnet d'adresses afin d'obtenir les coordonnées de votre contact. La catégorie CONTACT est utile pour définir les destinataires des lettres.

Il est possible de définir une catégorie de contacts du carnet d'adresse pour afficher directement dans la liste de sélection la bonne catégorie de contact lors du choix du contact à la génération de la lettre. (voir aussi Module Carnet d'adresse).

Fig. 3: Créer un nouveau modèle

Si vous avez déjà vos modèles de lettres et papier à lettres existants pour votre traitement de texte et vous pouvez les réutiliser avec GECAMed pour créer un nouveau modèle de lettre. Tout d'abord, créez un nouveau modèle de lettre comme décrit dans la section précédente. Puis, cliquez sur le bouton “Importer modèle” ( figure 4 ) et poursuivez comme décrit ci-dessus.

Fig. 4: Importer modèle

Donnez un nom à votre modèle et cliquez sur “OK”. Votre modèle devrait s'ouvrir dans votre logiciel de traitement de texte. Si vous avez choisi d'ajouter des balises à votre modèle, ils ont été ajoutés à la fin du document. Vous devez alors placer les balises aux endroits appropriés du modèle, puis enregistrez et fermez le document.

Procédure pour créer une nouvelle lettre à partir d'un modèle : Ouvrez un dossier patient et allez dans le module de patient. Dans la barre d'outils à droite, vous trouverez un bouton Nouvelle lettre (figure 5).

Fig. 5: Rédiger une nouvelle lettre

Cela ouvre une fenêtre permettant de sélectionner le modèle désiré parmi tous les modèles de lettres disponibles (figure 6). Vous pouvez filtrer la liste pour afficher moins de modèle en fonction du nom des modèles et de leurs catégories (). Dans la zone vous pouvez donner un nom à la nouvelle lettre. Par défaut, le nom du modèle est utilisée, mais vous pouvez librement modifier le nom.

Ensuite, sélectionnez le modèle désiré dans la liste par double-clic ou cliquant sur “OK”. Votre logiciel de traitement de texte devrait s'ouvrir avec la nouvelle lettre. Sans un premier temps, la lettre est seulement une copie du modèle, mais rapidement les balises sont remplacées automatiquement par les données réelles. Pour finir, vous pouvez apporter des modifications à la lettre pour par exemple commenter l'état de santé du patient.

Pour enregistrer la lettre, utilisez fonction Enregistrement dans votre logiciel de traitement de texte. Le document est ensuite stocké dans GECAMed et dans l'historique du patient. Utilisez la fonction d'impression du logiciel de traitement de texte pour imprimer le document.

Dans le cas des lettre avec les balises de la catégorie CONTACT, une fenêtre vous invite avant la création de la lettre à sélectionnez un contact de votre carnet d'adresses de GECAMed (voir <imagref letter11>). Ceci est nécessaire afin que les balises utilisées [CONTACT_ …] puissent être remplacées par des valeurs réelles.

Fig. 6: Rédiger une lettre

Fig. 7: Lettre avec destinataire

La liste des balises de substitutions mises à disposition dans les différentes versions de GECAMed peut être téléchargée ici au format PDF.

Les balises de substitution se trouvent dans la base de données GECAMed dans le schéma “letter”, dans le tableau “placeholders”. Pour ajouter une nouvelle balise, il faut lui donner un nom unique (colonne “name”), l'assigner à une catégorie (colonne “type”) et définir dans le “script” le code JavaScript qui doit être exécuté. Comme mentionné précédemment, vous devriez toujours écrire MY_ avant le nom de votre balise.

Le texte qui remplace la balise correspond à la dernière valeur de retour de la dernière instruction du code javascript. N'UTILISEZ PAS l'instruction “RETURN” pour retourner une valeur.

Par exemple, le code suivant renvoie le nom du patient:

var firstName = PATIENT.getFirstName();
var surName = PATIENT.getSurName();
var maidenName = PATIENT.getMaidenName();

// Ici le nom complet est créé et renvoyé en même temps
firstName + " " + surName + " " + maidenName;

Si le nom d'une balise est vide donc NULL, ça représente un ensemble de fonctions qui peuvent être utilisées dans tout le script pour les balises de la même catégorie. Si la catégorie est aussi NULL, il s'agit d'une fonction globale qui peut être utilisés à partir de n'importe où.