Das Anlegen einer neuen Rechnung erfolgt mit der Funktion Neue Rechnung anlegen. Diese Funktion finden Sie sowohl im Menüpunkt Abrechnung ⇒ Neue Rechnung sowie auch als Hauptfunktion rechts in der Titelleiste über die Schaltfläche: .

Beim Aufruf der Funktion wechselt das Abrechnungsmodul in den Modus Erfassung. In diesem Modus kann eine neue Rechnung für den aktuellen Patienten zusammengestellt werden.

Abb. 1: Rechnungserfassung

• Rechnungsnummer: Das Feld ist zunächst leer. Die definitive Rechnungsnummer und wird erst nach dem erstmaligen Abspeichern angezeigt.
• Rechnungsdatum: Tagesdatum
• Arzt: Standardmässig der aktuelle Arzt.
• Krankenkasse: die Krankenkasse des aktuellen Patienten. Wenn die Option „Drittzahlender“ angekreutz wird steht hier die drittzahlende Versicherung.
• Hospitalisierung (falls die Option aktiviert wurde): Ambulant

Die Bedienung der Erfassungsmaske erfolgt durch Klicken mit der Maus sowie direkte Dateneingabe, und über die Schaltflächen an der rechten Seite.

Nach dem Anlegen kann die Rechnung nun bearbeitet werden. Vor der Eingabe der Leistungstarife sollten zuächst die Basisdaten der Rechnung überprüft und ggfls. angepasst werden.

Mit dieser Schaltfläche können Sie eine Tarifzeile (Abrechnungsposten, Leistung) zu einer noch offenen Rechnung hinzufügen. Eine neue Position erscheint auf der Rechnung (Abbildung 2). Beim Hinzufügen des ersten Tarifes wird automatisch das Rechnungsdatum als Leistungsdatum übernommen. Beim Hinzufügen weiterer Tarife werden immer Datum und ggfls. Uhrzeit des gerade ausgewählten Tarifes übernommen.

Das Ausführungsdatum kann auch individuell für jede Leistung nachträglich verändert werden.

Abb. 2: Tarif hinzufügen

Wie bereits bei den anderen Modulen wechselt die Hintergrundfarbe der Titelleiste zu gelb, was bedeutet dass Daten verändert wurden und die Rechnung gespeichert werden muss. Die Spalte „Tarif“ ist bereits ausgewählt und wartet auf die Eingabe eines Tarifes aus einem der Tarifkataloge. Im Beispiel in Abbildung 2 nehmen wir „1C11X“, also den Code für die Benutzung eines EKG-Apparates. Beenden Sie die Eingabe mit der TAB oder ENTER Taste, wobei letztere gleichzeitig eine neue Zeile für weitere Eingaben aufmacht, sofern dies in den Präferenzen des Benutzers so konfiguriert wurde.

Eine Tarifzeile besteht aus mehreren Feldern (= Spalten in der Tafel), von denen die meisten editiert werden können. Das wichtigste davon ist der Tarifcode, ohne den eine Tarifzeile nicht angenommen wird. Die Benutzung der Felder kann je nach Praxis unterschiedlich sein, und einige davon können deshalb über die globalen Einstellungen ein- und ausgeschaltet werden.

Die erste Spalte in der Tariftabelle stellt eine automatisch Durchnumerierung der einzelnen Tarife auf der Rechnung dar. Sie hat keine direkte Funktion, ist aber sehr nützlich um eine ganze Tarifzeile per Mausklick auszuwählen - fast alle anderen Spalten sind editierbar und daher für die Zeilenauswahl weniger geeignet.

Die Auswahl einer Tarifzeile wird zum Löschen der Zeile benötigt. Darüberhinaus werden beim Einfügen einer neuen Tarifzeile wichtige Daten aus der aktuell ausgewählten Zeile übernommen - Klasse, Datum, Uhrzeit, Arzt - und die Zeile selber wird dirkt unter der ausgewählten einsortiert. Gleiches gilt auch für alle mit einer Rechnungsvorlage eingefügten Tarife.

Abb. 3: Tarifklasse auswählen Normalerweise erhalten neu eingefügte Tarife die Klasse der Rechnung. Bei ambulanter Behandlung (Rechnungsklasse A) müssen alle Tarife auch mit Klasse A angelegt werden. Bei einer stationären Behandlung (Rechnungsklasse 1 oder 2) kann man aber bei den einzelnen Tarifen über eine Auswahlbox eine von der Rechnung abweichende Klasse auswählen. Wegen der Einschränkung bei Rechnungen der Klasse A stehen aber nur stationäre Klassen (1, 2, 1C und 1P) zur Auswahl. 1P und 1C sind sehr spezielle, nur von GECAMed geführte Klassen, die während des Aufteilens einer Klasse 1 Rechnung entstehen. Diese sollten nur in Ausnahmefällen manuell gesetzt werden.

Abb. 4: Ausführungsdatum eingeben

Um das Ausführungsdatum einer Leistung nachträglich zu verändern klicken Sie mit der linken Maustaste in das Datumsfeld. Sie können entweder mit der Tastatur ein neues Datum eingeben, oder einen Kalender zur Hilfe nehmen indem Sie auf die kleine Schaltfläche rechts vom Datum klicken (Abbildung 4). Beenden Sie die Eingabe mit der TAB Taste.

Wurde eine der Plausibilitäts-Test-Optionen aktiviert, so werden beim Verlassen des Datumsfeldes die entsprechenden Überprüfungen durchgeführt und ggfls. eine Warnung ausgegeben. Dies soll verhindern das aus Versehen ein offensichtlich falsches Datum eingegeben wurde.

In verschiedenen Fällen ist es wünschenswert, die Uhrzeit der Erbringung einer Leistung zu erfassen, zum Beispiel wenn eine Leistung nachts erbracht wurde, oder um anzugeben, dass mehrere Leistungen zur gleichen Session (= Operationsfeld oder „champ opératoire“) gehören. Das kann nämlich Auswirkungen auf die Berechnung des Betrages haben, sofern der Session-Modus aktiviert wurde. Dazu kreuzen Sie zunächst das Kästchen „Mit Zeit“ an und geben danach die Uhrzeit links davon ein.

Abb. 5: Uhrzeit eingeben

Klicken Sie jetzt auf die Spalte „Uhrzeit“ und geben Sie die gewünschte Uhrzeit ein. Beenden Sie die Eingabe mit der Enter Taste.

Abb. 6: Arzt eingeben

Normalerweise werden auf einer Rechnung immer nur Leistungen eines einzigen Arztes verbucht. Standardmässig wird deshalb das Feld mit dem im Rechnungskopf angegebenen Arzt gefüllt. Insbesondere in Gemeinschaftspraxen und in Krankenhäusern kann es aber vorkommen, dass alle Leistungen für einen Patienten auf einer einzigen Rechnung zusammengefasst werden. Dabei sollte dann auch zu jeder Leistung der behandelnde Arzt eingetragen werden (Abbildung 6).

Zu bemerken sei noch dass die Spalte mit dem Arzt normalerweise nicht auf dem ausgedruckten Rechnungsformular erscheint, da dies von der CNS nicht verlangt wird. Man kan dies aber durch Aktivieren der entsprechenden Option dennoch veranlassen.

Abb. 7: Tarifcode erfassen

Das wichtigste Feld einer Tarifzeile ist der Tarifcode. Solange dieser nicht ausgefüllt ist wird die Tarifzeile nicht angenommen. Der Code wird direkt über die Tastatur eingegeben (keine Auswahlbox!). Benutzen Sie die "Tarif suchen" Funktion wenn Sie nicht genau wissen, welcher Tarifcode für eine Leistung vorgesehen ist. Zusätzlich zum eigentlichen Code können auch die Suffixe (siehe nächster Abschnitt) direkt in diesem Feld miteingegeben werden, was die Erfassung vereinfacht.

Durch Betätigen der Return oder Tab Taste wird der Code auf Gültigkeit überprüft und übernommen (gültig sind alle Codes die in der Nomenklatur als Tarife eingetragen sind) Ungültige Codes werden sofort wieder gelöscht. Desweiteren wird bei gültigen Codes auch der Betrag berechnet und gesetzt (siehe weiter unten), sowie die Suffixe vom eigentlichen Code getrennt und in das dafür vorgesehen Suffix-Feld gesetzt.

Abb. 8: Suffix eingeben

Die Luxemburger Abrechnungsregeln sehen vor, dass der Tarif Code mit einem oder mehreren Suffixen ergänzt werden kann. Zum Beispiel wird der Nachttarif einer Leistung mit dem Suffix „N“ angezeigt. Für ein Wochenende oder einen Feiertag verwendet man den „F“-Suffix, für einene Sonntag „D“ (für dimanche). Um die Suffixe zu ändern klicken Sie in der Spalte Suffixe. Es erscheint eine Auswahlbox mit allen verfügbaren Suffixen.

Wählen Sie den oder die Suffixe aus, die für diese Leistung in Frage kommen. Betätigen Sie die Enter-Taste um die Auswahl zu bestätigen. Je nach den ausgewählten Suffixen wird sich auch der Betrag des Tarifes anpassen.

In der Info-Spalte einer Tarifzeile können zusätzliche Informationen, die auf der Rechnung erscheinen sollen, eingegeben werden. Im allgemeinen können beliebige Texte eingegeben werden. Da diese vor dem Beschreibungstext der Leistung in der Spalte LIBELLE auf der Rechnung erscheinen sollte man den Text möglichst kurz halten. Bei zwei Gruppen von Tarifen werden spezielle Eingabehilfen zur standardmäßigen Erfassung der Info angeboten:

Alle Tarife die mit „D“ anfangen sind mit einem FDI-konformen 2-ziffrigen Zahnschema-Auswahlwekzeug versehen. Es können können beliebig viele Zähne gleichzeitig ausgewählt werden.

Abb. 9: FDI Zahnschema zur Bestimmung der behandelten Zähne

Für alle technischen Tarife aus der Radiologie-Gruppe (diese beginnen mit einer „8“ ) wird ein Auswahlwerkzeug zur Bestimmung der Lateralität angeboten: G - „gauche“, D - „droite“, B - „bilatéral“

Abb. 10: Info zur Lateralität ändern

Verschieden Tarif dürfen multipliziert, d.h. mehrfach gerechnet werden. Ein gutes Beispiel ist die Kilometerpauschale für einen Hausbesuch, oder die Lokalanästhesie für Zähne. Um die Anzahl einer erbrachten Leistung anzugeben wird in der Spalte Anzahl die Zahl entweder direkt eingegeben oder mit den beiden Pfeilen eingestellt.

Abb. 10: Anzahl ändern

Insbesondere bei Zahnärzten kommt es des öfteren vor, dass einzelne Leistungen um einen vom Arzt bestimmten prozentualen Zuschlag erhöht werden. Dieser Zuschlag ist rein privat und wird von der CNS nicht zurückerstattet. Bei privaten Krankenkassen kann das anders gehandhabt werden. Die Spalte „%“ erlaubt die Eingabe dieses Zuschlages als ganze Zahl, wobei > 100 einem positiven Zuschlag, < 100 einen Abschlag und = 100 keinem Aufschlag entspricht. Der Standard-Wert ist 100 und kann in der Tarifverwaltung durch Angabe des Standards für manuelle Anpassung für jeden Tarif einzeln eingestellt werden.

Abb. 12: Zuschlag ändern (%)

Diese Spalte zeigt den Betrag der Leistung an, sobald der Tarif-Code ausgewählt wurde. Dabei wirken sich Modifikatoren wie Suffixe, Anzahl und % sofort nach Bestätigen durch TAB auch auf die Höhe des Betrages aus. Des weiteren kann man auch einen Betrag komplett manuell erfassen, bei gleichzeitiger Beibehaltung aller Modifikatoren. Dazu klickt man einfach mit der Maus in die Betrags-Spalte und gibt per Tastatur einen neuen Wert ein. Dieser ersetzt den ursprünglich berechneten Wert und wird auch nicht mehr durch Änderung der Modifikatoren beeinflusst. Die Sonderstellung des manuell erfassten Betrages wird durch Rotfärbung der entsprechenden Betrags-Felder angezeigt.

Tarife mit manuell eingetragenen Beträgen werden bei der Regelanwendung einfach ignoriert.

Die MED.PRES Spalte (= „médecin prescripteur“) soll immer dann ausgefüllt werden, wenn die hier aufgeführte Leistung von der primären Leistung eines anderen Arztes abgeleitet wurde. Z.B. muss diese Spalte vom Anästhesisten für alle Anästhesie-Leistungen angegeben werden, die einen A-Suffix bekommen (Anästhesie-Leistung = Primärleistung + Suffix A). In diesem Fall muss der Erbringer der Sekundärleistung den CNS-Code des Erbringers der Primärleistung auf der Rechnung vermerken. Gleiches gilt für die Operationsassistenz (Suffix P)

Um sich nicht alle in Frage kommenden Primär-Leistungserbriger merken zu müssen kann man für diese Kürzel definieren, die man anstelle des CNS-Codes in MED.PRES eintragen kann.

Dazu trägt man die betreffenden Ärzte im GECAMed Adressbuch ein, mit Kürzel und CNS-Code. Alle Ärzte im Adressbuch die diese Informationen haben sind bei der Erfassung des MED.PRES aus einem Menü als Kürzel abrufbar. Auf der Rechnung dagegen wird selbstverständlich der CNS-Code ausgedruckt.

Die Spalte „Benutzer“ enthält eine kurze Historie der Änderungen der Tarifzeile, die automatisch erstellt wird. Jede Änderung erzeugt einen neuen Eintrag mit Angabe des Benutzers (Login Name) und Datum / Uhrzeit der Änderung. Der Suffix „_R“ bedeutet, dass die Änderung durch Anwendung der Regelüberpüfung hervorgerufen wurde, also nicht durch manuelle Eingabe.

Einfach den entsprechenden Tarif wählen und die Schaltfläche betätigen. Es können auch mehrerer Tarife gleichzeitig ausgewählt (Ctl-Mouse-Click, Shift-Mouse-Click) und zusammen gelöscht werden.

Im allgemeinen kann man davon ausgehen, dass der CNS Code einer Leistung dem Arzt oder der Sekretärin bekannt ist. Sollte dies einmal nicht der Fall sein, so können Sie mit der Tarif Suchen Funktion nach allen verfügbaren Tarifen suchen.

Betätigen Sie die Tarif Suchen Schaltflache um den Tarif Suchen Dialog aufzurufen.

Abb. 10: Tarif Suchen Dialog

Der Tarif Suchen Dialog gibt Ihnen die Möglichkeit, entweder über die ersten Zeichen des Tarifcodes oder per Stichwörter in der Tarifbeschreibung zu suchen. Hierzu stehen Ihnen vier Suchfelder zu Verfügung, welche die eingegebenen Stichwörter auf verschiedene Art und Weise kombinieren.

• Mit all diesen Wörtern: Alle von Ihnen angegebenen Stichwörter müssen in der Tarifbeschreibung vorkommen um den Tarif als Treffer gelten zu lassen.
• Mit irgendeinem der Wörter: Sowie mindestens eines der von Ihnen angegebenen Stichwörter in der Tarifbeschreibung vorkommt gilt der Tarif als Treffer.
• Mit genauem Wortlaut: Der von Ihnen angegebene Satz muss genau so in der Tarifbeschreibung vorkommen.
• Mit keinem der Wörter: Ein Tarif gilt dann als Treffer wenn keines der von Ihnen angegebenen Stichwörter in der Tarifbeschreibung vorkommt.

Jede Änderung an einer Rechnung führt dazu, dass die Titelleiste Gelb gefärbt wird um Sie darauf aufmerksam zu machen, dass die Rechnung gespeichert werden sollte. Das Speichern einer Rechnung erfolgt mit der Rechnung Speichern Schaltfläche. Nachdem die Rechnung gespeichert wurde springt die Hintergrundfarbe der Titelleiste wieder auf grün. Somit sehen Sie sofort dass alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen gesichert wurden.

Praktisch alle Regeln, die in Luxemburg von der CNS zwecks Tarifberechnung für die Rückerstattung der Arztkosten an den Patienten angewandt werden, können mit dieser Funktion auf eine Rechnung angewandt werden. Damit kann der Arzt sicherstellen, dass die von Ihm praktizierten Tarife auch alle von Der CNS zurückerstattet werden.

Als Grundlage für die anzuwendenden Regeln dient die von der CNS veröffentlichte Tarifordnung für Ärzte und Zahnärzte, die Sie hier in Ihrer aktuellsten Version finden:

Das Regelwerk ist sehr komplex und zu jeder allgemeinen Regel gibt es Ausnahmen und Sonderfälle. Hier nur die wichtigsten:

• Ersetzen von Standard-Tarifen durch spezielle Nacht-, Wochenend- und Feiertagstarife (z.B. C1 → C51, C52, C53, C54), je nach Datum und Uhrzeit;
• Automatisches hinzufügen von Aufschlägen für Nacht, Sonn- und Feiertage (Suffixe N, D, F) je nach Datum und Uhrzeit (Art. 8);
• Kumulierbarkeit bzw. Reduktion von technischen Tarifen (Art. 9);
• Kumulierbarkeit von allgemeinen und technischen Tarifen (Art. 10);
• Berechnung von abgeleiteten Leistungen wie Operationshilfe (Suffix P, Art. 11) und Anästhesie (Suffix A, Art. 12), einschließlich des Minimums;
• Zuschläge für Anästhesie bei Kindern und älteren Patienten (Suffix V);
• Spezielle Ausnahmen was die (Nicht-)Kummulierbarkeit von speziellen technishenTtarifen untereinander betrifft;
• Spezialregeln für Gynäkologen;
• Majorierungen die nur von bestimmten Krankenkassen gewährt werden (z.B. RCAM +15%);

Um diese Regeln auf die aktuelle Rechnung zu applizieren betätigen Sie die Regeln applizieren Funktion. Wird die Rechnung durch das Anwenden der Regeln verändert, so wird die Rechnung als geändert markiert und Sie müssen die Rechnung explizit speichern um diese Änderungen zu übernehmen.

Während die meisten Regeln immer angewandt werden, sobald ihre Voraussetzungen erfüllt sind, kann man das Verhalten der Abrechnungsregeln in gewissen Grenzen beeinflussen. Dazu stehen einige globale Optionen zur Verfügung..

Weiterhin kann der jeweilige Benutzer GECAMed individuell so einstellen, dass Warnungen erscheinen und Bestätigungen eingeholt werden um zu verhindern, dass die Anwendung der Regeln vergessen wird oder aber nur in bestimmten Situationen erfolgt.

Benutzen Sie die Rechnung drucken Schaltfläche um eine Rechnung zu drucken. Wird eine neue oder gerade geänderte Rechnung gedruckt, so wird sie vorher ohne weitere Abfrage gespeichert. Nach dem Drucken einer Rechnung wird diese automatisch geschlossen und kann danach nicht mehr ohne weiteres modifiziert werden.

Auch ändert sich die Beschriftung der Drucken Schaltfläche zu Kopie drucken, da bei einem erneuten Druckauftrag nicht mehr das Original, sondern eine Kopie der Rechnung gedruckt werden soll. Dies wird auch auf dem Rechnungsausdruck explizit als „COPIE CONFORME À L'ORIGINAL“ angezeigt. Da aber einige Krankenkassen auf einem Original bestehen, gibt es weiterhin die Möglichkeit, beim erneuten Ausdruckemn zwischen einem Original und einer „copie conforme“ zu wählen (siehe Abbildung 12)

Abb. 12